Como gerenciar seu tempo

Podemos gerenciar uma empresa, um time, talvez uma família, mas é possível gerenciar o tempo? Parece incrível, mas podemos sim. Cada dia tem 24 horas e cada semana 7 dias, no entanto, somos nós quem decidimos como vamos usar este período do tempo. As técnicas do time management, que significa o gerenciamento do tempo em inglês, não servem apenas para gerentes das empresas globais, mas podem, muito bem, facilitar a vida de qualquer pessoa.

 

Tantas coisas para fazer

Você não precisa ser um diretor de uma empresa multinacional para ter um monte de coisas para fazer. O tamanho do negócio não faz grande diferença. A rotina é a mesma: apresentar o produto, avaliar as vendas, verificar as finanças, planejar o marketing. Além disso, em um segundo turno de trabalho, em casa: cuidar dos filhos, arrumar a casa, cozinhar, etc. E, também, precisa de tempo para estudar, cuidar da beleza e planejar a festa de aniversário. Tudo isso em 24 horas? Impossível!

 

Problemas que surgem com o mal gerenciamento do tempo

Entretanto não se surpreenda, pois, com a pressão, chegam também a ansiedade, o estresse e, como consequência, a perda de produtividade. Muitas pessoas até se sentem culpadas por não cumprirem com as suas responsabilidades e compromissos e, pior ainda, o estresse constante, frequentemente, acaba se transformando na chamada síndrome de burnout, distúrbio psíquico oriundo de esgotamento físico e mental intenso.

Então, como podemos organizar nosso tempo, ganhar mais espaço todos os dias e evitar o estresse e a ansiedade? Vamos ver as dicas da universidade inglesa de Kent sobre como gerenciar o tempo eficazmente.

 

Priorizar

O mais importante é admitir que não vai realizar tudo em 24 horas. E, ao mesmo tempo, entender que trabalhar muito nem sempre significa produzir muito. Várias pessoas trabalham intensamente, mas gastam todo o seu tempo em tarefas sem importância e, no fim do dia, não resolvem coisas essenciais. Portanto a primeira regra: priorize! Ou seja, concentre-se em tarefas urgentes e importantes, ao invés das que não são importantes ou não lhe conduzem aos seus objetivos. Nós tendemos a começar com as tarefas fáceis ou agradáveis, contudo essas tarefas nem sempre são as mais importantes.

 

Selecionar

Ao identificar uma tarefa como importante, é bom perceber que uma tarefa urgente não significa, automaticamente, seja a mais importante, ou que seja importante para você. Às vezes, atendemos aos pedidos dos outros sem pensar e acabamos percebendo que não sobrou tempo para nosso trabalho. Se não der para ajudar na hora, dê uma pequena desculpa e adie a tarefa para outro horário. Aprenda a dizer não para as tarefas excessivas e isso vai reduzir o tempo gasto em atividades não prioritárias.

 

Organizar

Outra dica para melhorarmos o nosso desempenho é organizarmos o horário de trabalho, ou seja, dedicarmos um determinado tempo para as tarefas individuais. Primeiramente, recomenda-se escrever uma lista para lembrarmo-nos de todas as tarefas que precisamos fazer.  A lista pode ser mensal, semanal ou diária, pois ela permitirá um melhor planejamento. No caso de termos cinco tarefas a fazer durante o dia, podemos dividir nosso tempo entre as tarefas e marcar um horário aproximado para cada uma delas. Por exemplo: entre 8:30-10:00, fazer compras; entre 10:00-11:30, produzir doces etc. É claro que, nem sempre, é possível seguir um plano assim, mas já dá uma ideia de como organizarmos o nosso dia.

 

Concentrar-se

Podemos começar o dia planejando e priorizando nossas próximas tarefas e ainda não conseguirmos atingir nossos objetivos. O que deu errado? Para completar as tarefas, no menor tempo possível, é preciso ter concentração. Uma maior concentração aumenta a eficiência e reduz o tempo necessário para realiza-las. Embora a rotina, frequentemente, exija que façamos várias atividades ao mesmo tempo (multitarefa, ‘multitasking’ em inglês), recomenda-se manter o foco em uma só. Assim, a tarefa é feita, geralmente, mais rapidamente, ganhando-se mais tempo para a próxima. Importante ressaltar, também, que devemos evitar pequenos itens que possam nos distrair como, por exemplo: desligar o som de celular, fechar a porta, etc.

 

Evitar procrastinação

O fenômeno de procrastinação, ou seja, a demora em começar a fazer algo, é um dos maiores inimigos no processo de gerenciamento do tempo. O adiamento de uma ação pode ocorrer de várias formas, mas, nos dias atuais, as redes sociais são dominantes, como, por exemplo: conversas no Whatsapp, verificações constantes do Facebook, bate papo pelo Messenger entre outros. Esses são devoradores de tempo discretos, mas eficientes.

 

 

 

Fontes
How to manage your time effectively, University of Kent, https://www.kent.ac.uk/careers/sk/time.htm
Multitarefa é mito. Veja como se como se organizar para ser eficiente, Exame.com, http://exame.abril.com.br/carreira/multitarefa-e-mito-veja-como-se-organizar-para-ser-eficiente/

 

Pavla Zdráhalová de Oliveira é a voluntária da ASPLANDE através dos www.atados.com.br. Formada em Ciência Política e Estudos Europeus na Universidade de Olomouc na República Tcheca. No país dela, trabalhava como gerente de projetos em empresa da consultoria.