Resoluções de ano novo

Como utilizar métodos de gerenciamento de projetos para conseguir as resoluções de ano novo

 

Ano novo – vida nova

Como em todo final de ano, brotam as reflexões; sempre em um ano novo chegam as resoluções. Novo ano representa, para muitos, uma nova chance, um novo começo, uma nova oportunidade de viver melhor.  Esse momento tem cheiro de página nova, ainda branca. É um momento cheio de entusiasmo e boa vontade de fazer coisas diferentes. Mas ao final de todos os anos, você sabe, percebemos que muitas resoluções ficaram só no papel e chega outra vez essa mesma pergunta: “o que é que deu errado? ” Vamos ver o que pode ser feito diferente este ano. Vamos procurar uma estratégia para nos ajudar a atingir nossas metas de 2017 na vida, no trabalho ou mesmo no negócio.

Que tal tentar métodos de gerenciamento de projetos para conseguir o que queremos? Você acha que não tem nenhum projeto? Claro que tem!

 

Vida cheia de projetos

O que é que pode ser chamado de um projeto? Na visão dos gerentes, um projeto “é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo. “ [1] Então, se eu preparo uma festa de aniversário, o que eu faço? Faço um conjunto de atividades (convidar, cozinhar, decorar, arrumar) temporárias (até a data do aniversário), realizadas em grupo (com colaboração de quem entrega salgadinhos, aluga salão), para produzir um resultado único (uma festa inesquecível). Faço um projeto bem complexo.

Nosso cotidiano é cheio de atividades como essas, ações com início e fim, com objetivo de realizar uma empreitada única. Quase todos os dias fazemos projetos, desde projetos menores, tipo instalar nova pia na cozinha, até projetos maiores, como o lançamento de um novo produto em nossa empresa. Por que não descobrir como os profissionais lidam com os projetos para nos inspirar?

 

Definir a meta –  processo mais complexo do que parece

O primeiro passo é escolher um objetivo para o projeto. Fácil, não é? Na verdade, escolher o objetivo correto é uma questão essencial em qualquer desejo, na empresa e mesmo na vida. Se não souber exatamente o que eu desejo, como vou saber se eu conseguirei ou não? Por exemplo: o que significa “emagrecer”, “aprender uma nova língua”, “melhorar as vendas”? Será que vou ter minha missão cumprida se emagrecer 300 gramas? Ou saber apenas falar bom dia em japonês?

 

Objetivo esperto

Para concretizar os objetivos, gerentes usam um método que se chama SMART. Essa abreviação em inglês significa também esperto. Como reconhecer  um objetivo “esperto”?  Tem as cinco seguintes características:

S – Específico (specific em inglês)

O objetivo tem que ser definido de maneira concreta, com dados específicos ou números. Por exemplo: em vez de dizer que eu quero “emagrecer”, posso dizer que eu vou “ter 5 kg menos no peso e 10 cm menos na cintura”.

M – Mensurável

Para saber qual é o meu progresso, eu tenho que definir algum parâmetro, indicador, que vai me falar se eu faço sucesso ou não. No caso da tarefa “emagrecer” esse indicador pode ser quilograma de peso ou centímetros na cintura. No negócio, podemos escolher porcentagem, dinheiro ou número de contratos, entre outros.

A – Atingível

Para ter um objetivo atingível, ou seja, alcançável, é importante considerar cuidadosamente o que é possível. Por exemplo: analisar qual a quantidade de produtos que eu conseguia vender no ano passado e evitar fixar uma meta cinco vezes maior para este ano. Sem alguma ajuda externa, não consigo atingir isso e o resultado é só minha desmotivação.

R – Relevante

No caso do objetivo parcial, sempre vale a pena quando esse é relevante para um fim maior. Se meu objetivo de emagrecer serve como primeiro passo para fim mais amplo, como mudar meu estilo de vida, minhas chances de sucesso são muito maiores.

T – Temporizável

O objetivo bem definido é objetivo com prazo. No caso de resoluções, o prazo é claro: até o próximo Réveillon. Mas pode me ajudar muito, também, definir prazos parciais. No caso de eu querer começar a correr, posso dizer:  até Abril vou conseguir correr 2 vezes por semana; até Setembro vou correr 3 vezes por semana; até Dezembro 4 vezes por semana.[2]

Com conhecimento desse método, agora posso facilmente trocar a definição da minha meta. O desejo “eu vou emagrecer” pode ser definido de um jeito mais claro: “no fim de ano vou ter 5 kg menos e 10 cm menos na cintura”. Ou no negócio, ao invés de dizer “quero vender mais” posso dizer “quero aumentar as vendas anuais em 20 %”.

 

Fim grande, passos pequenos

É muito bom ter resolução bem definida. E agora? Mesmo o objetivo corretamente definido pode parecer difícil de atingir, simplesmente em razão de não sabermos por onde começar. Para casos assim, gerentes de projetos têm outra ferramenta na gaveta. Esse método com nome complicado é bem fácil e bem útil. A técnica, chamada Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é mais conhecida com seu nome em inglês – Work breakdown structure (WBS). EAP é definida como “um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.”[3]

Isso significa que eu preciso me perguntar: quais passos preciso seguir para atingir a meta? Na realidade, Estrutura Analítica é uma lista arrumada que me mostra todas as coisas que eu tenho que fazer. A lista é hierarquizada, então, quanto mais difícil é o projeto, mais níveis são necessários. Mas a lógica é sempre a mesma. Por exemplo: se eu quero fazer o chá, eu preciso:

1) Ferver a água;
2) Botar o chá na caneca;
3) Esperar o chá dissolver.

No nível seguinte, eu posso continuar. Para ferver a água, eu preciso:

1) Botar água na chaleira;
2) Colocar a chaleira no fogão.

 

O plano já está sendo desenhado

Esse método simples pode ser aplicado em todos os nossos projetos. O que eu preciso para emagrecer? Provavelmente, eu devo:

1) Ter alimentação saudável
1a) evitar frituras e doces e substituir por peixes, legumes e frutas;
1b) evitar refrigerantes e substituir por água.

2) Fazer exercícios físicos
2a) comprar tênis para academia;
2b) escolher um dia da semana.

Assim, o método EAP pode me ajudar a dividir a grande meta em pequenas partes, fazendo trechos mais fáceis de superar. Evitar refrigerante durante almoço é coisa bem mais clara e alcançável do que “emagrecer”. Do mesmo jeito, qualquer tarefa que parece que não conseguimos fazer poderá ser dividida com o uso do método, e quem sabe nós podemos, passo a passo, até mesmo escalar uma montanha com tranquilidade.

 

Fontes:

[1] Project Management Institute, https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx

[2] Marketing Minds, http://marketingminds.com.br/smart-simples-e-eficiente-para-tracar-metas/

[3] Ti especialistas, http://www.tiespecialistas.com.br/2010/11/wbs-%E2%80%93-uma-ferramenta-importante-para-o-gerente-de-projetos/

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Pavla Zdráhalová de Oliveira

Voluntária da ASPLANDE através dos www.atados.com.br. Formada em Ciência Política e Estudos Europeus na universidade de Olomouc na República Tcheca. No país dela, trabalhava como gerente de projetos em empresa da consultoria. Colaborava em vários projetos nacionais e internacionais para clientes diferentes, incluído empresas, prefeituras, universidades ou ONGs.